Gestion des dépenses des employés, comment s’y prendre ?
Plusieurs points sont à prendre en compte parmi lesquels :
L’ndemnités journalières de dépenses
Si vous décidez d’utiliser des indemnités journalières dans votre politique de dépenses, vous pouvez consulter la répartition complète par État des indemnités journalières des employés fédéraux sur le site gsa.gov. Les indemnités journalières peuvent inclure les dépenses pour les repas, le logement, l’Internet et les frais accessoires.
Il y a des avantages et des inconvénients aux indemnités journalières par rapport aux dépenses réelles que vous devriez prendre en considération lors de l’élaboration de votre politique. Les indemnités journalières peuvent aider à établir des attentes en matière de dépenses et encourager la prise en compte des coûts au cours du processus d’achat. Cependant, les indemnités journalières peuvent aussi devenir irréalistes selon l’endroit et peuvent nécessiter des exceptions constantes à la règle.
Le rendez votre politique de dépenses accessible
Utilisez un site Web interne ou un outil de gestion des dépenses pour vous assurer que tout le monde a un accès rapide et facile à la police. La conformité à la politique sera améliorée si les employés peuvent y accéder avant ou pendant qu’ils engagent une dépense. Assurez-vous que les employés ont également un accès facile à tout logiciel ou formulaire nécessaire pour soumettre des dépenses.
Exceptions et circonstances discrétionnaires
Couvrez les règles relatives aux pourboires et aux gratifications, et ce qu’il faut faire si l’on doit faire quelque chose qui ne relève pas de la police.
Attentes relatives aux soumissions et aux remboursements
Établissez les attentes concernant la façon dont les dépenses doivent être présentées (que vous utilisiez un logiciel de gestion des dépenses ou un formulaire particulier) et le moment et la façon dont les employés doivent s’attendre à être remboursés.
